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唐山学院公务卡使用指南
公务卡是一种现代化支付结算工具,携带方便,使用便捷,避免个人在公务活动中垫付现金,同时可加强单位的财务管理,可概括为“银行授信额度,个人持卡支付,单位报销还款,财政实施监控”。
    一、公务卡办卡流程
1.学院以零余额账户开户银行即中国工商银行唐山凤凰支行作为本单位的公务卡代理银行,与代理银行签订服务协议,并将服务协议报财政部门备案。
2.学院财务处组织各部门职工填写公务卡申请表申请开卡,并确认开卡人员的在职身份。
3.银行按照本行规程为学院在职职工开卡。
4.职工收到公务卡后,首先,应确认卡片正面的凸字拼音姓名是否正确。其次,应在公务卡背面的签名条上签名,并与申请表上的签名保持一致。最后,通过拨打银行免费电话95588或本人持身份证到工商银行柜台等渠道开通公务卡,并且修改和设置初始密码,保证刷卡资金安全。
5.建议教职工通过填写申请表自动还款选项或银行免费电话将公务卡与个人工资卡进行关联,关联后个人消费将在免息期到后从工资卡中自动扣除,避免因还款不及时产生滞纳金和利息。
    二、公务卡结算适用范围
1. 学院原使用现金结算方式的零星商品购置和服务支出,如差旅费、住宿费、招待费、日常办公用品零星购置等费用。
2. 学院原使用转账结算方式的小额商品服务支出,如办公费、印刷费、会议费、培训费、咨询费、租赁费、邮电费、水电费、燃料费、维修费、专用材料费、交通费等费用。
3. 公务卡主要用于公务支出的支付结算,不得透支提取现金。(因透支提取现金而造成的手续费和利息由持卡人自己负担)
    三、公务卡支付注意事项
1.公务卡的透支额度在发卡时均为2万元,财务处将根据教职工的工作需要向发卡行提出额度调整建议,发卡行根据本行规定办理。
2.工商银行规定公务卡账单日为每月1日,到期还款日为每月25日。
3.公务卡的免息期为25-56天,即记账日后遇到的第一个账单日后的第25天(含)为本期账单的最后还款日。
4.教职工使用公务卡同时进行公务和个人消费时,必须将公务消费与个人消费部分区分开来,应分别刷卡支付,并分别打印交易凭条和报销发票,财务处只对公务卡公务消费部分予以报销。
5. 教职工刷卡消费后,要仔细检查交易凭条上的金额与币种,并与发票金额一致,签名应与卡片背面的签名保持一致。若有任何疑问,可立即联络发卡行确认交易记录。
6.请教职工务必妥善保管好刷卡消费的交易凭条,因交易凭条是与发卡行对账单核对的依据,并且在财务报销时需要作为会计原始凭证入账。
    四、公务卡报销流程
1.教职工持公务卡在信用额度内透支办理公务消费,并且索取正式发票和公务卡消费交易凭条(POS小票),刷卡凭条和发票金额要完全一致。
2. 教职工持合法报销发票、持卡人签字确认的公务卡消费交易凭条(POS小票)及相关财务报销凭证办理经费开支审批手续。
3. 教职工须在到期还款日5天前(工作日)或寒暑假放假前,及时将财务报销凭证报送财务处进行审核报销,因未及时办理报销手续产生的滞纳金和罚息由持卡人个人负责。放假期间到期的公务消费支出,如不能及时签字报销,教职工先垫付资金还款,待开学后再补办报销手续。
4.财务人员登录公务卡支持系统,根据持卡人提供的交易凭条(POS小票)上的姓名、交易日期、商户名称和消费金额等信息,查询核对公务消费的真实性,审核确认后予以报销。
5.财务人员在公务卡到期还款日前将加盖公章的还款汇总表等提交银行,将资金从单位账户划转到报销人员的公务卡内。
6.教职工因出差在外或其他特殊原因,确实无法在规定的时间内办理报销还款手续的,可通过传真等书面方式委托本单位其他人员填制借款单,并提供持卡人姓名、卡号、消费时间和每笔消费金额等明细信息,经财务人员审核后先办理借款手续,在到期还款日前先将资金转入公务卡,待教职工回校后及时补办报销手续并冲销其借款。
7.因供应商退货等原因导致已报销资金退回公务卡的,教职工应及时将相应的报销款项退回财务处,由财务处负责办理资金退回手续。
8.在学校完成报销手续后,教职工可通过电话银行、网上银行、银行对账单、手机短信、ATM机查询等多种方式查询报销是否已经完成。
    五、公务卡挂失、销卡流程
1.公务卡丢失后,持卡人应及时拨打95588工行客服电话,通过语音提示或转人工进行挂失处理,不用到银行补办挂失手续,挂失后即时生效,之后的风险持卡人不再承担。公务卡挂失后可向发卡行申请补办新卡,并将新卡号及时告知财务处。
2.职工退休、离职或调动后,应由本人持有效身份证、公务卡(卡片状态不能有溢存款或未还款项)到工行凤凰支行柜台办理公务卡销卡。
    六、公务卡的优惠和费用
1.公务卡的优惠:终身免收公务卡年费;免收同城溢缴款取现手续费;免同城和异地存款手续费;免收挂失、补办、更换新卡片费用;免费提供手机短息提醒服务(及时提示持卡人取现、消费及还款入账等信息)等。
2.公务卡取现费用:公务卡免收同城溢缴款取现手续费,即在本地提取公务卡中超出信用额度部分的现金,免取款手续费;异地溢缴款取现手续费按取现金额的1%收取(最低2元,最高100元)。无论同城、异地,在信用额度内透支取现,不享受免息还款期待遇,且每天累计不超过2000元,从记账日起至还款日止,按日利率万分之5比例收取透支利息。跨行ATM取现,收取4元/笔手续费,异地跨行取现另加收异地取款手续费。
 3. 利息:持卡人必须在最后还款日前归还本期全部欠款才享受免息优惠,否则,从消费日到还款日按万分之5计收贷款利息。
4.滞纳金:持卡人在到期还款日(含)营业终了未能偿还的部分,按最低还款额未还部分的5%缴纳滞纳金,最低1元,最高500元。
5. 超限费:持卡人在一个账单周期内,累计使用的信用额度在账单日当天超过发卡行核准的信用额度时,账户内所有的应付款项均不享受免息还款期待遇,持卡人须对超额部分按5%缴纳超限费,最低1元,最高500元。
 
咨询电话:
工商银行客户服务电话:95588(24小时)
工行唐山分行银行卡业务中心电话:2718511(工作日)
财务处电话:2792116(工作日)
                                             财务处
                                        二○一二年五月八日
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